Het nieuwe normaal in: samenwerken

Hoe de wereld er precies uit gaat zien als het coronavirus geen bedreiging meer vormt is lastig te voorspellen. De kans is groot dat we, ondanks dat we elkaar weer in levenden lijve kunnen ontmoeten, toch vaker gebruik zullen maken van online samenwerken. Omdat we er de afgelopen maanden, weliswaar gedwongen, de voordelen van hebben kunnen ervaren.

Focus op samenwerken

Online samenwerken scheelt een hoop (reis)tijd, het is eenvoudiger om meerdere mensen bij elkaar te krijgen en het is milieuvriendelijker. Wel zijn we het erover eens dat online samenwerken niet hetzelfde is als live ontmoeting, bleek tijdens het tweede webinar over Het Nieuwe Normaal. Tijdens dit webinar, georganiseerd door Biind in samenwerking met Stendig Advies, Mobycon en Antea Group, lag de focus dit keer op samenwerken.

Etienne Kreutzer was dit maal dagvoorzitter en opende het webinar met een positieve noot: “We horen mooie berichten nu steeds meer maatregelen worden versoepeld. Toch zijn er nog heel wat beperkingen en uitdagingen. Wat betekent dat voor de menselijke maat?”

Johan Diepens van Mobycon hield als moderator de chat bij. Diepens gaf aan zelf al langer ervaring te hebben met op afstand vergadering. Hij heeft veel contact met relaties in Noord-Amerika, beeldbellen is dan een uitkomst. “Die ervaring komt nu van pas”, aldus Diepens.

Robert Coffeng van Antea Group was de hoofdspreker van het webinar. Hij gaf een aantal praktische tips die je kunt gebruiken bij online samenwerking. “Naast dat ik me bezighoud met projecten op het gebied van mobiliteit ben ik bij Antea Group trainer op onder meer het gebied van vaardig samenwerken. Ik ben wel benieuwd wat het eerste woord is dat bij je opkomt als je denkt aan op afstand samenwerken”, legde hij de toehoorders voor. Antwoorden die voorbijkwamen waren ‘communicatie’, ‘efficiënt’, ‘intensief’, ‘verbinding’, ‘onpersoonlijk’ en ‘je mist iets’. 

Multitasken

Coffeng kon zich hier goed in vinden. “Het is alweer even geleden voor de meesten van ons dat we met meerdere collega’s om tafel zaten. Van de ene op de andere dag moesten we thuiswerken. En vaak multitasken, omdat we bijvoorbeeld kinderen moesten lesgeven. Voor velen van ons was dat een uitdaging. Er werd door werkgevers volop ingezet op het faciliteren van thuiswerken met digitale tools en software.

Uit de poll bleek dat Microsoft Teams veruit de populairste tool was waarin wordt samengewerkt, gevolgd door Zoom als goede tweede. Coffeng gaf als tips om bij de keuze van de online tool rekening te houden met de groepsgrootte. Niet elke tool is geschikt om grote groepen te faciliteren.
Andere praktische tips voor het online vergaderen:

• Zorg voor een stabiele internetverbinding
• Inventariseer vooraf welke online tools er beschikbaar zijn
• Doe vooraf een test en bereid de vergadering voor
• Zorg ervoor dat je device is opgeladen
• Test welke browser de tool het beste ondersteunt
• Doe ervaring op met de chatfunctie of polls
• Maak het niet te complex, kies hooguit twee tools voor je organisatie
• Zorg dat je AVG-proof werkt

Als je deze tips ter harte neemt ben je er echter nog niet, benadrukte Coffeng. “Want je mist de menselijke maat. Samenwerken is mensenwerk en niet alleen software. Samenwerken is een gezamenlijk doel, elkaars belangen verbinden, elkaars talenten benutten. Of: op zoek naar de gouden driehoek tussen standpunt, belang en waarden & normen.

“De menselijke maat zit ook in non-verbale communicatie”, aldus Coffeng. Hij vroeg de aanwezigen welke vorm van non-verbale communicatie het meest bepalend is. Uit de poll bleek dat met name gezichtsuitdrukking en lichaamshouding bijdraagt aan hoe iemand overkomt. “Dus let op hoe je in beeld bent”, adviseerde Coffeng. “Let op je achtergrond, stel je lunch nog even uit, want dat zijn allemaal zaken die invloed hebben op hoe je overkomt op de ander.”

Tips op een rijtje

• Check de techniek
• Houd je hoofd erbij
• Kijk je gesprekspartners aan
• Laat elkaar uitspreken en steek je hand op als je iets wil zeggen
• Wacht met eten tot na de vergadering
• Voorkom storende huisgenoten of huisdieren
• Kijk goed waar je gaat zitten
• Loop niet zomaar weg
• Blijf iedereen bij het gesprek betrekken
• Let op welke kleren je aantrekt

Beïnvloedingsstijlen

“Communicatie is net als judo”, refereert Coffeng aan zijn sportverleden. “Actie, reactie, een beetje duwen en trekken.” In een sheet (zie hieronder) laat hij zien welke beïnvloedingsstijlen er bestaan. “Iedereen heeft een voorkeursstijl, er is ook geen goed of fout, maar wel effectief en niet effectief. Het is verstandig om ook andere stijlen aan te leren die je kunt toepassen als de situatie daar om vraagt.”

Proces, relatie en inhoud

“Als je samenwerkt aan een doel moet de interactie, proces en relatie in balans zijn. Vaak is in ons werk het proces en de inhoud goed voor elkaar. De relatiekant raakt echter ondergesneeuwd, zeker bij digitaal samenwerking.” Coffeng merkt dat bij online vergaderen het sociale praatje vaak vervalt, terwijl dat minstens zo belangrijk is als de inhoud en het proces. Hij illustreert dat aan de hand van een wiel, waarin schematisch de verhouding tussen de drie elementen wordt weergegeven. “Ik denk dat het in het nieuwe normaal goed is om twee wielen naast elkaar te zetten. Eén waarin het proces en de inhoud staan en een apart wiel voor relatie. Omdat het echt nodig is om hier speciaal aandacht voor te hebben.”

Coffeng zette nog even op een rijtje hoe je dat voor elkaar krijgt:

• Maak ruimte voor ‘neuzelen’
• Stel vragen
• Gebruik humor
• Integreer videobellen met fysieke bijeenkomsten, chat, mail app en sms
• Las pauzes in, zeker na een uur of bij meerdere videobelafspraken
• Blijf bewegen
• Koffiemomentjes, ook digitaal

Johan Diepens voegde daar nog aan toe dat belangstelling voor elkaar van groot belang is. “Heb een goed geheugen voor wat iemand je vertelt. Je kunt er later op terugkomen, dat wordt erg gewaardeerd.”

De laatste webinar in de reeks Het Nieuwe Normaal staat gepland op 25 juni en staat in het teken van Omgangsvormen. Etienne Kreutzer  gaat in op de social-kant van social distancing en vertelt meer over gedragsbeïnvloeding. Dit webinar gratis bijwonen? Ga naar www.competentiedag.nl/webinars en schrijf je in.