Zo houd je de perfecte online meeting

Waarom een digitale meeting?

Kennisdeling staat aan de basis van Biind. Om die kennis blijvend te delen, zijn samenkomsten cruciaal. Diverse tools laten het toe om die samenkomsten digitaal te laten plaatsvinden, zoals Microsoft Teams, Google Hangouts, GoToWebinar of Whereby. Het voordeel van deze tools ten opzichte van een conference call, is dat men elkaars lichaamstaal kan zien. Je creëert als het ware een virtuele ruimte om, met het gemak van audiovisuele ondersteuning, elkaar blijvend op de hoogte te houden of samen te discussiëren.

Wat heb ik nodig?

Er zijn diverse tools om een online meeting of webinar te organiseren. Ongeacht welke je kiest, heb je altijd de volgende apparaten nodig:

• Een stabiele internetverbinding.
• Een microfoon.
• Een camera.
• Een luidspreker, bijvoorbeeld die van een laptop, maar liefst een hoofdtelefoon of oortjes.

Ben je niet in het bezit van een desktop of laptop, dan kun je ook gebruikmaken van jouw mobiele telefoon. In de meeste moderne telefoons zijn een microfoon en camera van voldoende kwaliteit ingebouwd.

Tips & Tricks voor online meetings

Meedoen aan een online meeting is zo gedaan. Doorgaans krijg je van de organisator een link naar de meeting. Klik op deze link, liefst enkele minuten voordat de meeting begint, en je voegt je bij de virtuele vergaderruimte. Neem daarbij de volgende tips in acht:

Vooraf

• Test jouw apparatuur (de meeste tools, zoals Microsoft Teams, hebben hier een testomgeving voor). 
  • Werkt een apparaat niet? Check of je jouw browser toestemming hebt gegeven om gebruik te maken van jouw opnameapparaten of dat jouw besturingssysteem de apparaten wel herkent. Schakel anders een alternatief apparaat in.
  • Soms ondersteunt een internetbrowser de tool niet. Gebruik bij voorkeur Chrome, Firefox of Safari.
• Creëer een rustige omgeving, waarbij je moet letten op:
  • Geen storende factoren op de achtergrond.
  • Voorkom overbelichting; ga met je gezicht náár een raam zitten, niet met je rug.
  • Een afgesloten ruimte, zodat jouw stem niet echoot.
• Ben jij de organisator? Stuur de deelnemers van tevoren een stappenplan hoe ze kunnen inloggen op jouw meeting.

Tijdens

• Ontstaat er tijdens het gesprek veel achtergrondgeluid bij je? Zet dan jouw microfoon op mute zodat jouw gesprekspartners door kunnen praten. Vergeet niet de microfoon weer aan te zetten als je wilt praten.
• Probeer niet door elkaar heen te praten. Omdat het geluid bij mensen maar uit één bron komt, bestaat het risico dat iedereen onverstaanbaar wordt.
• Laat elkaar uitpraten en houd daarbij rekening met ping; de tijd die het kost om jouw data met de server te verbinden. Hierdoor kan het gebeuren dat jouw geluid net iets later bij de gespreksdeelnemers binnenkomt, en andersom.
• Wil je jouw scherm delen met deelnemers, omdat je bijvoorbeeld een presentatie of video wilt laten zien? Zorg dat je geen andere (persoonlijke) zaken op jouw scherm open hebt staan.
• Blijf gefocust. Omdat je niet fysiek bij elkaar bent, raak je sneller afgeleid door jouw omgeving. Laat die telefoon even liggen en zet je kat in een andere kamer, zodat je alle aandacht voor jouw gesprekspartners hebt.

Tips voor webinars

Webinars verschillen van online meetings doordat deelnemers niet actief kunnen deelnemen aan het gesprek. In plaats daarvan kijken ze naar een presentatie of een lezing van een spreker. Ben jij spreker tijdens een webinar? Neem dan de volgende tips in acht:

• Kijk rechtstreeks in de camera als je spreekt. Zo krijgen de deelnemers het gevoel dat je hen rechtstreeks aanspreekt en blijven ze bij de les. 
• Als je een tool gebruikt waarin deelnemers wél via een microfoon kunnen meepraten, zet iedereen dan op mute. Zo kun je geheel op jouw presentatie focussen.
  • Wil je een deelnemer aan het woord laten? Vergeet dan niet het geluid weer aan te zetten.
• Verwerk in je presentatie een eerste sheet met de tekst ‘We gaan zo beginnen’. Zo weten deelnemers dat ze op de goede plek zijn en dat ze nog niets gemist hebben.
• Leg aan de deelnemers kort uit hoe de tool werkt en schakel daarna pas over naar de agenda.
• Zijn er meerdere sprekers die na elkaar spreken? Zorg dat alleen de actieve spreker(s) in beeld is/zijn, om een passieve houding te voorkomen. 
• Is er een chatmogelijkheid voor deelnemers? Maak hier gebruik van door deelnemers vragen te laten stellen.
  • Tip: zorg voor een moderator die de chat bijhoudt en vragen eruit pikt.
• Is er een optie voor een poll? Maak daar gebruik van; dit zorgt voor interactie met de kijkers.
• Is er een optie voor een enquête naderhand? Maak hier gebruik van om direct feedback te krijgen over jouw presentatie.

Met deze digitale middelen kom je verder

Benieuwd wat we op digitaal vlak voor jou kunnen betekenen? Download dan nu onze brochure, met opties als digitafels, webinars en mini-masterclasses.