Samenwerken aan de toekomst van de OVL

De OVL markt ontwikkelt zich snel. Overgang naar duurzame ledverlichting is in volle gang. Eerste stappen naar slimme verlichting worden gezet. We zien het vakgebied daarmee groeien van een relatief technisch eenvoudige omgeving naar één waarin (slimme) techniek een steeds belangrijkere rol speelt. 

Wegbeheerders (gemeenten en provincies) hadden en hebben vaak beperkte capaciteit in huis om dit allemaal in goede banen te leiden. Samenwerken met marktpartijen is meer dan ooit noodzakelijk, om de juiste beslissingen te nemen voor de toekomst van de OVL. Maar ook om ervoor te zorgen dat ‘op straat’ de goede dingen worden gedaan, tegen verantwoorde kosten. 

Hoe leid je dit allemaal in goede banen? In dit artikel wordt een aantal mogelijkheden besproken.  

Eerst een aantal constateringen uit de dagelijkse praktijk: 

• Door gebrek aan menskracht bij de wegbeheerder is weinig tijd beschikbaar. Dit leidt nogal eens tot onvoldoende toezicht, met als gevolg dat de kwaliteit te wensen overlaat en de kosten onvoldoende gecontroleerd worden. 
• Gebrek aan menskracht leidt ook tot een minder goede aansturing en controle op de afhandeling van storingen. Responstijden worden niet gehaald waardoor de bewoner langer dan gewenst moet wachten tot ‘zijn’ lamp weer brandt, met klachten tot gevolg. 
• We zien dat de kwaliteit van de uitvoering nogal eens onder de maat is. In tijden van crisis en ook door overnames en herstructureringen is de capaciteit in de markt sterk afgenomen. Recente aanbestedingen laten zien dat er nog maar een handjevol bedrijven inschrijft op aanbestedingen. Toch blijven de prijzen laag en dat moet uiteindelijk ‘goedgemaakt worden’, met alle gevolgen van dien. Het leidt in toenemende mate tot discussie over uitvoering en kosten. Zeker als ook nog bestekken hiervoor ruimte laten. 
   
• Experimenten waarbij de aannemer ‘een zak met geld krijgt’ om ‘het licht te laten branden’ hebben niet tot het gewenste resultaat geleid. Het bedrag staat vast en de aannemer zal proberen om zijn presentaties zo goedkoop mogelijk uit te voeren. Risico’s worden vooraf door de aannemer in de prijs verwerkt (wat het duurder maakt dan nodig). Langere looptijden van contracten leiden tot minder zeggenschap over de installatie. 
• In de praktijk blijkt dat aannemers (uitzonderingen daargelaten) minder goed in staat zijn om te werken op basis van contracten waarin wordt gestuurd op output (in tegenstelling tot traditionele contractvormen waarin wordt gestuurd op input). Daarbij komt dat lokale MKB-bedrijven veelal buiten de boot vallen. 
• Afhandeling van schade(claims) wordt nogal eens (gemakshalve) bij de aannemer neergelegd. Veelal worden hiervoor (hoge) materiaaltarieven gehanteerd, buiten het bestek om. Voor de gemeente is dit uit financieel oogpunt kostenneutraal. De verzekering of Waarborgfonds Motorverkeer betaalt immers. Maar dit leidt uiteindelijk wel tot hogere maatschappelijke kosten.  
• Administratief beheer wordt aan de aannemer overgelaten. Informatie over bijvoorbeeld openstaande storingen en de actualiteit van de beheergegevens ligt buiten de deur, bij een partij die tegelijkertijd verantwoordelijk is voor het behalen van responstijden… En aan het eind van de contractperiode is het altijd weer een ‘uitdaging’ om alles weer up-to-date terug te krijgen. 

 Hoe zou het anders en beter kunnen? 

Het is belangrijk dat de verantwoordelijkheden tussen enerzijds de beheerfunctie en anderzijds de uitvoeringsfunctie strikt gescheiden zijn. Met de beheerfunctie worden alle activiteiten bedoeld die betrekking hebben op het maken van keuzes op het gebied van de lichtkwaliteit (en alles wat daarbij tegenwoordig komt kijken, zoals slimme oplossingen), het managen van storingen en klachten, toezicht op de uitvoering en ten slotte het actualiseren van de areaalgegevens. Dit zijn taken waar een wegbeheerder verantwoordelijk voor is. Zaken die een direct verband hebben met de kwaliteit van de openbare ruimte. En dus met de bewoners. Houd deze verantwoordelijkheid dus bij de gemeente. 

• Een aannemer is goed in het efficiënt uitvoeren van werkzaamheden aan de OVL-installatie. Zet hem daarvoor in. 
• Waar gewerkt wordt worden fouten gemaakt. Door structureel met de aannemer afspraken te maken en de voortgang te bespreken wordt uiteindelijk een goede kwaliteit geborgd. Maandelijkse bouwvergaderingen, met een vaste agenda en duidelijke prestatie-indicatoren helpen hierbij. 
• Vaak wordt er door gebrek aan tijd en kennis op vertrouwd ‘dat het wel goed is’. De ervaring leert dat een goede controle (administratief en op straat) waardevol is. 
• Maak gebruik van in de markt beschikbare kennis en capaciteit. Onafhankelijke adviesbureaus, die werken als verlengstuk van de gemeente, kunnen zorgen voor kennis en beheerondersteuning. Let er hierbij wel op dat dergelijke bureaus geen belang hebben (direct of indirect) bij materiaalleveranties. 
• Maak een logische keuze bij het inrichten van de beheerfunctie: wat wilt/kunt u zelf doen en wat kan een externe partij beter/efficiënter? 

Door een betere samenwerking moeten we in de sector tot een beter beheer kunnen komen – niet alleen voor tevreden bewoners, maar ook voor bezoekers van dorp en stad. 

Dit artikel verscheen in vakblad Ruimte en Licht, nr. 1 2018